دستورالعمل شماره (13) روابط کار: نحوه بایگانی و نگهداری اسناد روابط کار

شماره: ۱۱۲۷۶۷                                                                                                                                     تاریخ: 1389/11/30

مدیران کل محترم کار و امور اجتماعی استان‌ها

سلام علیکم

با توجه به ضرورت حفظ حقوق خصوصی افراد و اهمیت نگهداری پرونده‌های مراجع حل اختلاف و آیین‌نامه‌های ‌‌‌انضباطی کارگاه‌ها و پیمان‌های دسته جمعی و برخی مشکلات پیش روآمده در ادارات کار و امور اجتماعی، مقتضی است در خصوص نگهداری و امحای پرونده‌های مراجع حل اختلاف و سایر اسناد مذکور، ترتیبات و شرایط ذیل دقیقا رعایت شود:

۱- اصل کلیه پرونده‌ها از تاریخ اتمام دادرسی (صدور رای قطعی)، همچنین آیین‌نامه‌های ‌‌‌انضباطی کارگاه‌ها، پیمان‌های دسته جمعی و سایر اسناد ضروری به مدت (۱۰) سال در اداره کار و امور اجتماعی محل نگهداری شده و بعد از منقضی شدن مدت مذکور نسحه الکترونیکی به صورت (PDF) از آنها تهیه شده و اصل آنها امحا‌ می‌گردد. اداره کار و امور اجتماعی محل مکلف است یک نسخه از سند الکترونیکی را نزد خود برای همیشه حفظ ونسخه دیگر را به اداره کل کار و امور اجتماعی مربوط ارسال نماید.

۲- نسخه الکترونیکی پرونده‌های امحا شده هر سال، در یک مجموعه لوح فشرده نگهداری خواهد شد و بر روی لوح فشرده (CD) نام آن سال قید خواهدگردید. آیین‌نامه‌های ‌‌‌انضباطی و پیمان‌های دسته جمعی و سایر اسناد ضروری در مجموعه لوح فشرده (CD) جداگانه نگهداری‌ می‌شود. اداره کار و امور اجتماعی مکلف است مجموعه لوح فشرده (CD)های مذکور را برای همیشه نزد خود حفظ نماید. همچنین لازم است یک نسخه از هر مجموعه لوح فشرده تهیه شده و به اداره کل کار و امور اجتماعی مربوط ارسال شود.

۳- برای دسترسی به نسخه‌های الکترونیکی تهیه شده از پرونده‌ها، کلاسه پرونده به عنوان نام هر فایل مقرر‌ می‌شود. برای مثال عنوان فایل پرونده‌‌ای با کلاسه ۸۸/۱۱ یا۱۱/۸۸ به صورت ۸۸–۱۱ تعیین‌ می‌گردد. برای دسترسی آسان به اسناد تهیه شده، ضروری است که عنوان اسناد (نسخه‌های الکترونیکی پرونده‌ها) موجود در هر مجموعه لوح فشرده (CD) در یک فایل (word) با فیلد‌های کلاسه پرونده، نام و نام خانوادگی خواهان و نام و نام خانوادگی خوانده درج شود. (همانند مثال ذیل)

۴- کارگروهی متشکل از مدیر کل مربوط یا نماینه وی، رییس حراست و رییس روابط کار برای نظارت بر امحاء تشکیل شود.

۵- در مواردی که پرونده یا آیین‌نامه انضباطی یا پیمان دسته جمعی از اداره کار و امور اجتماعی مربوط به محل دیگری ارسال‌ می‌شود، لازم است که از پرونده یا سند مربوط در زمان ارسال، نسخه الکترونیکی تهیه شده و نسخه مذکور در اداره کار و امور اجتماعی مربوط نگهداری شود

۶- مدیران کل محترم کار و امور اجتماعی مسئول حسن اجرای این دستورالعمل بوده و مفاد آن باید بلافاصله پس از ابلاغ به آگاهی کلیه مدیران، کارشناسان و کارکنان ‌‌‌‌ذی‌ربط رسانده شود.